Wozu das dient
Ein Verfügbarkeitsfenster macht aus „dienstags habe ich meistens Zeit“ konkrete, vergleichbare Antworten: diese Anfangszeit, auf diesen Plätzen, ja oder nein. Diese Antworten sind die Eingabe für die spätere Planung — die Qualität der Runde hängt an diesem Schritt mehr als an jedem anderen.
Bevor Sie beginnen
- Die Runde existiert — siehe Runden anlegen und verwalten.
- Spielorte und Plätze sind eingerichtet, damit ein Zeitfenster auf eine echte Spielfläche zeigt.
- Die Teilnehmer, die antworten sollen, stehen auf der Liste. Wer nach dem Öffnen dazukommt, kann noch mitmachen, startet aber im Rückstand.
Schritte
Runde für Verfügbarkeiten öffnen
Nutzen Sie auf der Runde Für Verfügbarkeiten öffnen. Der Status wechselt auf Offen für Verfügbarkeiten und die Teilnehmer können antworten.
Spielbare Zeitfenster festlegen
Öffnen Sie Verfügbarkeit verwalten (Manage availability) und legen Sie jedes Fenster über Verfügbarkeitsfenster hinzufügen an: Datum, Beginn und Ende sowie die Plätze, die dann wirklich frei sind. Nehmen Sie Wartung, Vereinsveranstaltungen und die nötige Wechselzeit zwischen Buchungen heraus — ein Fenster, das nicht wirklich buchbar ist, erzeugt eine Begegnung, die niemand spielen kann.
Teilnehmer antworten lassen
Jeder Teilnehmer öffnet die Runde und nutzt Verfügbarkeit senden, beziehungsweise Verfügbarkeit aktualisieren, wenn vor dem Schließen noch einmal geantwortet wird. Klären Sie bei Doppeln und Teams vorher, ob ein Mitglied für die ganze Mannschaft antwortet; mischen Sie die beiden Modelle nicht innerhalb einer Runde.
Rückmeldungen im Blick behalten
Die Kopfzeile der Runde zeigt, wie viele Teilnehmer von wie vielen geantwortet haben, dazu die Zahl der festgelegten Zeitfenster und Plätze. Haken Sie fehlende Antworten nach, solange noch Zeit ist, darauf zu reagieren — nicht erst nach dem Schließen.
Rückmeldungen, Zeitfenster und Platzkapazität an einer Stelle, bevor etwas angesetzt wird. Die Kopfzeile zeigt Verfügbarkeit (Availability).
Fenster schließen
Nach Ablauf der Frist nutzen Sie Verfügbarkeit schließen (Close availability). Die Rückmeldungen werden endgültig und die Runde wechselt auf Verfügbarkeit geschlossen. Erst das Schließen macht die Runde planbar — tun Sie es also auch, wenn ein oder zwei Antworten fehlen. Eine dauerhaft offene Runde erzeugt nie Begegnungen.
Verfügbarkeit übernehmen überträgt die Antworten einer früheren Runde für Teilnehmer, deren Muster sich Woche für Woche nicht ändert. Es ist eine Pro-Funktion und ein Ausgangspunkt, kein Ersatz fürs Fragen.
Was danach passiert
Ist die Verfügbarkeit geschlossen, können Sie Terminvorschläge anfordern — siehe Spielplan-Vorschläge erzeugen. Zur organisatorischen Seite von Fristen, fehlenden Antworten und Ausnahmen siehe den Leitfaden zum Spielplan nach Verfügbarkeit.